幹事は、飲み会や食事会、イベントの準備と、当日の進行や後片付けの指示などを行います。スムーズに会を進行することは、仕事をするうえでも重要なスキルであり、幹事として食事会や飲み会、イベントを成功させることはビジネスパーソンとしての評価を上げることにもつながるでしょう。
そこで、幹事とはどのような役割があるのか、幹事がやるべきことや注意点について詳しく解説します。
目次
幹事の役割とは？
幹事の役割とは、食事会や飲み会、イベントで皆をまとめることです。食事会や飲み会のお店や日にち、場所を決めて、当日は会の進行を行うため様々な役割があるといえるでしょう。幹事の準備や進行によって、会が成功するか失敗するかも決まるため、いつ行うのか、会場はどこにするのか、どのように進行するのかをしっかりと検討することが大切です。
飲み会や食事会、イベントを行う日は、役員や社長といった上の人間のスケジュールを優先し、可能な限りみんなに参加してもらえるような日にしましょう。
場所に関しては、参加する人たちの好みに合わせて選びます。食べ物や飲み物など食事のジャンルのほか、個室にするのか貸切にするのかなどを加味して会場を選ぶことがポイントです。当日は会が盛り上がるように進行しましょう。次に、幹事がすべきことについて2つのポイントを紹介します。
幹事がすべきことその1：スケジュール調整
幹事が最初にしなければならないのは、参加者のスケジュールを調整することです。特に、社会人が飲み会や食事会、イベントを開く場合、食事会や飲み会が集中する時期はスケジュールを調整しにくくなります。そのため、早い段階で参加者のスケジュールを押さえて、日にちを確定することが重要です。飲み会、食事会が決まった段階で、候補日を共有しましょう。
参加者に対しいくつかの候補のなかから選んでもらえたら、幹事が最終調整をして日にちが決まったことを連絡します。参加者にスケジュールを空けておいてもらう時間を短くすることが重要です。幹事を任されてからスピーディーにスケジュールを調整することで、場所選びやどのような企画をするのかなどを決めやすくなるでしょう。
候補日を3日ほど挙げる
飲み会や食事会、イベントの主役、上の立場の人間の都合が良い日をメインに、3日ほど挙げます。参加者の予定を全て聞いたうえで日程を決めようとすると時間がかかり、効率が悪いです。
また、候補日を3日以上にすると参加者がスケジュールを調整しにくくなるので、3日ほどに絞ると良いでしょう。
候補日を挙げてもらう期限を決める
候補日を共有しても、参加者が返事をしてくれずスケジュールを調整できないというケースが多いです。スケジュールを調整できないうえに参加人数が何人なのかも分からず、会場の場所も決められません。
返事をしてもらえないといったトラブルを予防するために、候補日の提出期限を決めましょう。提出期限を決めておくと「早めに回答しよう」と思ってもらえるだけでなく、期限を過ぎても返事をしていない人に対して直接回答をしてもらうといったことも可能です。
準備を進めていても参加者からの回答が得られず、ペースが乱れるというケースが多いため注意が必要です。
幹事がすべきことその2：会場選び
スケジュール調整ができたら、次に会場を決めます。参加者が多いイベントや食事会では、好き嫌いやアレルギーがあるかどうかについても確認しなければなりません。食べ物や飲み物のアレルギーについては、スケジュールを調整する際に同時に確認しておくのがおすすめです。
また、食事の好みは人によって異なるため、会場選びには非常に時間がかかるでしょう。効率良く会場を選ぶためには、どのような方法が有効なのかを紹介します。
飲み放題付きのプランを選ぶ
飲み会や食事会、イベントを開催する時期によって異なりますが、歓迎会や送迎会、忘年会などの時期は会社の飲み会が多く、出費がかさみます。そのため、飲み会の費用が負担にならないようなプランを選ぶことが大切です。
平均的な予算としては4,000円ほどが相場であり、料金プランに飲み放題がついているかどうかもポイントです。特にお酒を飲む人が多いのであれば、飲み放題が付いていることは非常に重要だと言えるでしょう。また、飲み放題プランには含まれないドリンクもあるため、飲み放題にはどのようなドリンクが含まれているのかをチェックする必要があります。お酒を飲めない人がいる場合、カクテルやソフトドリンクの種類が多いかどうかもチェックしておきましょう。
場所が分かりやすいかどうか
食事会や飲み会は、仕事が終わった後や休日に行われることが一般的です。特に、仕事の後に飲み会を開催する場合は、参加者が集まりやすい場所を選びましょう。仕事を終えてから参加する人や遅れてくる人のことも考え、駅や会社から近い場所を選びます。
お店までのルートは、目に止まりやすい建物や看板などの情報を伝えておきましょう。2次会に備えて、近くに他の飲食店があるかどうかや、カラオケがあるかなどを調べておくことがポイントです。
飲み会や食事会の失敗につながる！幹事が注意すべきポイント
飲み会や食事会を行う時期によって異なりますが、宴会が多い時期には飲食店を予約できない可能性があります。気になっていた飲食店は全て満席で予約ができず、急いで探して予約できた飲食店があまり良いところではなかったといった失敗をするケースは少なくありません。気になっていた飲食店を予約するためにも、1ヶ月前には日程を決めて予約できるようにしておきましょう。
また、予約できなかった時のことも考え、最低でも3つほど飲食店をピックアップしておくことが大切です。お店の料理や雰囲気など、参加者が気に入るようなところを予約できるよう、あらかじめリサーチをしておきます。
飲み会や食事会にはレンタルスペースもおすすめ
飲み会や食事会、イベントを開催する場合、居酒屋やレストランを予約することが多いでしょう。しかし、いつも似たような食事会や飲み会になってしまい、飽きるというケースもあります。そのため、いつもとは異なる雰囲気の飲み会や食事会を開催できるよう、レンタルスペースを活用するのもおすすめです。
参加者の雰囲気に合わせて、盛り上がれるようにカラオケ設備があるレンタルスペースや、ゆっくりと食事や会話を楽しみたい場合には落ち着いた雰囲気のレンタルスペースなどを選びましょう。
料理は自分たちでデリバリーをするのも良いですが、出張シェフサービスを利用してできたての豪華な食事を楽しむのもおすすめです。プロのシェフの料理を堪能できるため、イベントや飲み会、食事会の雰囲気も盛り上がるでしょう。
幹事をすることになった場合には、レンタルスペースや社内のフリースペースでのシェフくるの利用もご検討ください。
